A Defis deixará de ser uma declaração separada para as empresas do Simples Nacional, segundo as novas regras divulgadas pelo Comitê Gestor do regime. As informações socioeconômicas e fiscais passarão a ser prestadas dentro do PGDAS-D, uma vez por ano, entre janeiro e março.
A mudança está ligada à adaptação do Simples Nacional à Reforma Tributária do Consumo e tem efeito prático para microempresas, empresas de pequeno porte e profissionais que cuidam da rotina fiscal. Ela simplifica a entrega em um sistema, mas não elimina a necessidade de manter faturamento, documentos e dados contábeis organizados.
O que muda na prática
Hoje, a Defis é tratada como uma obrigação própria para informar dados econômicos e fiscais da empresa optante pelo Simples. Com a regulamentação divulgada pelo CGSN, essas informações serão incorporadas ao PGDAS-D. A empresa continuará tendo de informar os dados no período anual, mas não precisará enviar uma declaração separada com o mesmo objetivo.
A alteração não significa que a empresa possa deixar a apuração de lado. O PGDAS-D continuará sendo usado para a apuração mensal do Simples e, conforme as regras, receberá também as informações socioeconômicas e fiscais anuais. O responsável deve acompanhar os campos e os prazos disponibilizados no sistema oficial.
Quem deve se preparar
- microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional;
- escritórios contábeis que fazem a apuração e a entrega das informações;
- negócios em início de atividade que ainda estão estruturando controles de receita e despesas;
- empresas que vendem mercadorias e prestam serviços e precisam separar corretamente suas receitas.
O MEI tem regras próprias. A mudança da Defis não deve ser confundida com as obrigações do SIMEI, que seguem o tratamento específico do microempreendedor individual.
O que organizar antes da primeira entrega no PGDAS-D
1. Faturamento por mês e por atividade
Concilie notas fiscais, vendas recebidas e valores cancelados. A apuração do Simples depende da receita bruta e de sua classificação. Misturar receitas de atividades diferentes pode levar a uma informação incorreta no sistema.
2. Folha de salários e pró-labore
As regras do Simples usam informações acumuladas, como a folha dos 12 meses anteriores, em situações previstas na legislação. Mantenha os registros de salários, encargos e pró-labore conciliados com a contabilidade.
3. Documentos fiscais
Guarde notas de entrada e saída, documentos de serviço, cancelamentos e comprovantes. A regulamentação divulgada pelo CGSN também atualiza conceitos de receita bruta e vincula o reconhecimento do faturamento à emissão do documento fiscal em determinadas situações.
4. Calendário de janeiro a março
As informações anuais deverão ser prestadas entre janeiro e março dentro do PGDAS-D. O prazo exato e os campos do sistema devem ser conferidos na orientação oficial vigente no momento da entrega. Não use calendários de anos anteriores sem confirmar se houve atualização.
A mudança elimina a responsabilidade da empresa?
Não. A integração em um sistema reduz a duplicidade de declarações, mas a empresa continua responsável pela exatidão das informações e pelo cumprimento das demais obrigações fiscais. A Receita e o CGSN podem exigir documentos para conferir a apuração, e omissões de receita podem gerar cobrança, multa e outras consequências.
Também não é correto interpretar a novidade como dispensa de contabilidade ou de emissão de nota fiscal. O que muda é o local e a forma de prestar as informações socioeconômicas e fiscais anuais, conforme a regulamentação do Simples. As demais regras da atividade continuam valendo.
Como a mudança se relaciona ao IBS e à CBS
As novas regras fazem parte da adaptação do Simples Nacional ao IBS e à CBS. Para 2027, a empresa optante pode precisar avaliar, em janela própria, se manterá esses tributos dentro do recolhimento unificado ou se escolherá o regime regular. Essa decisão é diferente da entrega das informações anuais no PGDAS-D.
O calendário de opção pelo Simples Nacional para 2027 também foi antecipado para setembro de 2026. Quem estiver avaliando o enquadramento deve separar três assuntos: pedido de ingresso ou permanência, modelo de recolhimento do IBS e da CBS e organização das informações anuais. Misturar os prazos aumenta o risco de perder uma etapa.
Checklist para o empresário
- Confirme se a empresa está no Simples ou no SIMEI.
- Revise o faturamento mensal e a classificação das atividades.
- Concilie notas fiscais com o movimento bancário e o sistema de vendas.
- Separe folha, encargos e pró-labore dos demais pagamentos.
- Acompanhe o PGDAS-D no período de janeiro a março e leia as instruções oficiais.
- Peça ao contador uma revisão antes do envio, principalmente se houve mudança de atividade, sócios ou forma de reconhecimento da receita.
Para entender outra obrigação ligada à rotina de pequenos negócios, veja o guia sobre DAS do MEI. Já o Painel Receita ajuda a consultar indicadores cadastrais e econômicos de empresas.
Perguntas frequentes
A Defis acabou para todas as empresas?
A Defis deixa de ser uma declaração separada no modelo divulgado pelo CGSN para as empresas do Simples Nacional. As informações socioeconômicas e fiscais passam a ser prestadas dentro do PGDAS-D, conforme os campos e prazos do sistema.
Quando as informações serão entregues?
A previsão divulgada é de entrega anual entre janeiro e março. Confirme o calendário e as instruções oficiais do ano correspondente antes de transmitir os dados.
O MEI também vai entregar a Defis no PGDAS-D?
O MEI segue regras próprias do SIMEI. A mudança do Simples Nacional não deve ser aplicada automaticamente ao MEI sem conferir a orientação específica do regime.
Preciso de contador para cumprir essa obrigação?
A regra não substitui a avaliação da complexidade do negócio. Empresas com operações simples podem organizar os dados internamente, mas a revisão de um profissional reduz o risco de erros, especialmente quando há várias atividades, empregados ou vendas para outras empresas.
Fontes: Receita Federal/Comitê Gestor do Simples Nacional, “CGSN atualiza regras do Simples Nacional para adequação à Reforma Tributária do Consumo” (12 de agosto de 2026); Receita Federal, “Receita Federal alerta: começa hoje o prazo para opção pelo Simples Nacional e para a escolha do modelo de recolhimento do IBS e da CBS em 2027” (1º de setembro de 2026).
